Project Scope Management
Nama : Renaldi Budi
NPM : 46112103
Kelas : 2DC01
Project
Scope Management
Project Scope Management adalah acuan semua pekerjaan yang
termasuk harus dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek, beserta
proses-proses yang dilakukan untuk membuat produk yang dimaksud. Project Scope
Management atau Batasan Proyek mendefinisikan apa yang akan
dikerjakan atau apa yang tidak akan dikerjakan dalam sebuah proyek.
·
Proses Project Scope Management
Inisiasi : memulai proyek atau melanjutkan pada fase berikutnya
Perencanaan ruang lingkup proyek
Pendefinisian ruang lingkup proyek
Membangun WBS
Verifikasi ruang lingkup proyek
Kendali perubahan ruang lingkup proyek
·
Inisiasi Proyek
Adalah proses pemilihan proyek dalam rangka mendukung rencana
strategis organisasi. Rencana strategis sebuah organisasi akan melibatkan
tujuan jangka panjang organisasi tersebut. Sebuah Proyek IT harus mendukung
strategi organisasi dengan memberikan keuntungan kompetitif termasuk keuntungn
finansial didalamnya.
·
Identifikasi Proyek Potensial
a. Kebanyakan organisasi mengikuti proses perencanaan dalam
memilih proyek IT
b. Membangun Rencana strategis IT berdasarkan rencana strategis
organisasi secara menyeluruh.
c. Analisis Area Bisnis
d. Mendefinisikan proyek yang potensial
e. Memilih proyek IT dan menempatkan sumber daya yang dibutuhkan
Proses Rencana TI
·
Metode Pemilihan Proyek
Dalam memilih sebuah proyek harus di ikuti dengan metode yang
meliputi :
Berfokus pada kebutuhan utama organisasi
Kategorisasi proyek IT
Analisis Finansial
Weighted Scoring Model
Implementasi Balanced Scorecard
Mengapa
perusahaan investasi pada TI
Banyak ahli yang telah mencoba melakukan penelitian mengenai
keputusan investasi
teknologi informasi.
Mereka berusaha mengaitkan antara produktivitas penggunaan komputer terhadap
pertumbuhan ekonomi
perusahaan. Terdapat juga ahli yang melakukan penelitian untuk melihat
hubungan antara
investasi modal dalam teknologi informasi dan kinerja produktivitas perusahaan.
Beberapa peneliti
menemukan hubungan positif antara hubungan investasi tenologi informasi dengan
produktivitas dan
kinerja perusahaan seperti yang dilakukan oleh Bhatt pada tahun 2000,
Stratopoulos
dan Dehning pada
tahun 2000 serta Swierczek and Shrestha pada tahun 2003.
Pada saat perusahaan memutuskan untuk melakukan pembelian
peralatan teknologi informasi,
perusahaan harus
dapat memutuskan pembelian tersebut akan dilakukan secara langsung atau
berjumlah satuan
tanpa perencanaan khusus atau perusahaan telah memiliki anggaran khusus yang
disediakan untuk
membeli peralatan teknologi informasi untuk mengubah sistem operasional
perusahaan dengan
menggunakan peralatan teknologi informasi sebagai pendukung dalam usaha
pencapaian strategi
perusahaan. Membeli secara satuan ataupun membeli dalam partai besar, nilai
yang dikeluarkan oleh
perusahaan tetap merupakan jumlah yang tidak sedikit. Terutama bagi
perusahaan yang
memang mengandalkan fungsi komputer dalam kegiatan sehari-hari.
Hal yang menjadi pertanyaan adalah apakah pada saat membeli
peralatan teknologi informasi
tersebut perusahaan
telah melakukan perhitungan dengan tepat mengenai nilai yang harus dibayar dan
apakah nilai tersebut sebanding dengan keuntungan yang akan
diterima di masa mendatang?
·
Benefit
Investasi Teknologi Informasi
Secara akuntansi, umumnya pencatatan pembelian peralatan teknologi
informasi hanya dicatat
sebagai asset dan
disusutkan secara rutin setiap periodenya untuk mengurangi nilai sebagai
perhitungan bahwa
peralatan tersebut telah digunakan atau dimanfaatkan. Penyusutan tersebut pun
tercatat sebagai expense
karena diasumsikan bahwa pemakaian peralatan teknologi informasi tersebut
merupakan beban bagi
perusahaan yang dapat mengurangi nilai pendapatan yang telah diperoleh
sehingga mengurangi
nilai laba.
Padahal dengan melakukan investasi dalam pembelian peralatan
teknologi informasi atau
investasi TI dapat
memberikan benefit lebih bagi perusahaan. Para ahli umumnya membagi benefit
terhadap investasi TI
tersebut menjadi dua bagian besar, yaitu tangible benefit dan intangible
benefit.
Tangible benefit adalah keuntungan
yang dapat diperhitungkan oleh perusahaan secara fisik dan
memiliki data yang real
secara dokumentasi serta dapat dipertanggungjawabkan dengan mudah.
Intangible benefit merupakan keuntungan
yang didapat oleh perusahaan tetapi tidak dapat dihitung
secara fisik dan umumnya
perusahaan tidak memiliki data pasti. Contoh intangible benefit adalah
produktivitas kerja
karyawan meningkat, kepuasan pelanggan karena layanan dapat diberikan dengan
lebih cepat dan
akurat, dan keuntungan lainnya. Berdasarkan penelitian Andresen, dkk benefit
terbagi
menjadi lebih detail dengan rincian sebagai berikut.
·
Dasar Penentuan
Investasi Teknologi Informasi
Menurut Ross dan Beth
dalam penelitiannya yang diterbitkan pada MIT Sloan Menagement
Review yang berjudul Beyond
the Business Case: New Approaches to IT Investment mengatakan
bahwa terdapat dua
pendekatan umum dalam melakukan investasi teknologi informasi, yaitu Strategic
Objective mengutamakan
keuntungan jangka pendek dan pertumbuhan jangka panjang dan
Technology Scope menerapkan infrastruktur teknologi informasi dan sebagai business
solution.
Proses rencana TI dan metode pemilihan proyek
·
Proses Perencanaan Ti
gambar
proses perencanaan ti
·
Metode Pemilihan Proyek
1. Biasanya
tidak cukup waktu atau sumber daya untuk menerapkan semua proyek.
2. Metode
untuk memilih proyek meliputi:
Ø Berfokus
pada kebutuhan organisasi yang luas.
Ø Mengkategorikan
proyek teknologi informasi.
Ø Menunjukkan
net present value atau analisis keuangan lainnya.
Ø Dengan
model skor tertimbang.
Ø Menerapkan
balanced scorecard.
Analisis
keuangan proyek (Net Present Value Analysis, Net Present Value Example,
Return on Investment, and Payback Analysis)
·
Analisis Keuangan Proyek
Ø Pertimbangan-pertimbangan
keuangan sering merupakan aspek penting dari proses seleksi proyek.
Ø Tiga utama metode untuk
menentukan nilai keuangan diproyeksikan proyek:
§ Net Present Value (NPV) Analysis
§ Return on Investment (ROI)
§ Payback Analysis
·
Net Present Value Analysis
ü NPV merupakan indikator dari
seberapa besar nilai investasi atau proyek menambah perusahaan.
ü NPV adalah alat sentral dalam
arus kas diskonto (DCF) analisis, dan merupakan metode standar untuk
menggunakan nilai waktu dari uang untuk menilai proyek jangka panjang.
ü Digunakan untuk penganggaran
modal, dan di seluruh bidang ekonomi, keuangan, dan akuntansi.
Dengan proyek tertentu, jika Rt
adalah nilai positif, proyek ini dalam status discounted cash inflow dalam
waktu t.
·
Return On Investment
ü Laba atas investasi (ROI)
dihitung dengan mengurangkan biaya proyek dari manfaat dan kemudian membaginya
dengan biaya.
ROI =
(manfaat total potongan - potongan biaya total) / biaya diskon
ü Semakin tinggi ROI, semakin
baik.
ü Banyak organisasi memiliki
tingkat rata-rata pengembalian atau tingkat minimum yang dapat diterima atas
pengembalian investasi untuk proyek-proyek.
ü Internal rate of return (IRR)
dapat dengan dihitung dengan menetapkan NPV menjadi nol.
·
Payback Analysis
Ø Payback
period adalah jumlah waktu yang diperlukan untuk menutup, dalam bentuk arus kas
masuk bersih, jumlah dolar yang diinvestasikan dalam proyek.
Ø Payback
terjadi ketika manfaat diskon kumulatif dan biaya yang lebih besar dari nol.
Ø Banyak
organisasi ingin proyek TI memiliki payback period yang cukup singkat.
Penerapan Balanced
Scorecard
·
Penerapan Balance Scorecard
§ Drs. Robert Kaplan dan David
Norton mengembangkan pendekatan untuk membantu memilih dan mengelola
proyek-proyek yang sejalan dengan strategi bisnis.
§
A balanced
scorecard adalah suatu metodologi yang mengkonversi nilai organisasi driver,
seperti layanan pelanggan, inovasi, efisiensi operasional, dan kinerja
keuangan, untuk serangkaian metrik didefinisikan.
Scope
Planning and the Scope Statement
Pernyataan lingkup dapat mengambil
banyak bentuk tergantung pada jenis proyek yang dilaksanakan dan sifat
organisasi. Rincian pernyataan ruang lingkup deliverable proyek dan menjelaskan
tujuan utama. Tujuan harus mencakup kriteria keberhasilan terukur untuk proyek
tersebut.
Sebuah pernyataan lingkup harus ditulis
sebelum pernyataan kerja dan harus menangkap, dalam istilah yang sangat luas,
produk dari proyek, misalnya, "mengembangkan sistem berbasis perangkat
lunak untuk menangkap dan melacak pesanan untuk perangkat lunak." Sebuah
pernyataan lingkup juga harus mencakup daftar pengguna menggunakan produk
tersebut, serta fitur-fitur pada produk yang dihasilkan.
Sebagai pernyataan lingkup awal harus
berisi:
Ø Piagam proyek
Ø Pemilik proyek, sponsor, dan
stakeholder
Ø Pernyataan masalah
Ø Tujuan dan sasaran proyek
Ø Persyaratan proyek
Ø Deliverable proyek
Ø Proyek non-tujuan (apa yang
keluar dari ruang lingkup)
Ø Milestones
Ø Perkiraan biaya
Prinsip
Dasar Pembentukan WBS
WBS adalah suatu metode pengorganisaian proyek menjadi struktur
pelaporan hierarakis. WBSdigunakan untuk melakukan Breakdown atau memecahkan
tiap proses pekerjaan menjadi lebihdetail.hal ini dimaksudkan agar proses
perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik.WBS disusun bedasarkan
dasar pembelajaran seluruh dokumen proyek yang meliputi kontrak,gambar-gambar,
dan spesifikasi. Proyek kemudian diuraikan menjadi bagian-bagian
denganmengikuti pola struktur dan hirarki tertentu menjadi item-item pekerjaan
yang cukup terperinci,yang disebut sebagai Wok Breakdown Structure.
Penggunaan
software dalam mendukung project scope management.
·
Software Untuk Membantu
Manajemen Integrasi Proyek
Ø Beberapa tipe sofware yang dapat
digunakan:
1. Word processing untuk membuat dokumen
2. Presentation software untuk membuat presentasi
3. Spreadsheets atau databases
4. Communication software untuk memfasilitasi komunikasi misalnya melalui email
5. Project manajemen software
DAFTAR
PUSTAKA
Komentar
Posting Komentar