PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT
Nama : Renaldi Budi
Kelas : 2 DC 01
NPM : 46112103
BAB XIII
PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT
1. Pengertian dan pentingnya Project Procure
Management
Manajemen Proyek Pengadaan merupakan
bagian dari proses manajemen proyek di mana produk atau jasa yang diperoleh atau dibeli dari luar
basis karyawan yang ada (yang akan bekerja pada proyek) dalam rangka untuk
menyelesaikan tugas atau proyek. Pada dasarnya ada dua jenis pengadaan, di mana
perusahaan bertanggung jawab untuk produk atau jasa tertentu di bawah hukum kontrak ,
PPM ini termasuk tanggung jawab manajemen kontrak bahwa masalah tugas-tugas
tertentu ke berbagai anggota tim . Kedua proses manajemen proyek yang
penting untuk keberhasilan perusahaan.
Manajemen Proyek Pengadaan juga dapat
mencakup tanggung jawab kontrak di mana pembeli yang disewa untuk
proyek tertentu adalah melakukan tugas tertentu penjual , kontrak ini ditempatkan antara
yang satu menyediakan layanan dan tim khusus yang bertanggung jawab untuk
menyelesaikan proyek ini.
PPM mencakup berbagai tugas termasuk
proses perencanaan di mana seseorang memutuskan apa yang harus memperoleh atau
membeli dan bagaimana mereka akan melakukannya. Selanjutnya, mereka berencana
kontrak yang memberikan hukum dokumen pertukaran. Setelah dokumen hukum
yang disusun, penjual bisa merespon dengan berbagai pertanyaan seperti tawaran
atau proposal. Setelah jawaban ini feeded kembali kepada mereka, mereka akan
meninjau berbagai penawaran dan memilih siapa yang akan diberikan proyek.
Proses yang paling penting dari Manajemen Proyek Pengadaan meliputi hubungan
manajemen proyek antara kedua pembeli dan penjual melalui kontrak. Penutupan
kontraktor set proyek dalam gerakan.
3. Proses Project Procurement Management.
Ada enam (6) proses utama dari project
procurement management:
·
Planning purchases and
acquisition
·
Planning contracting
·
Requesting seller responses
·
Selecting sellers
·
Administering the contract
·
Closing the contract
5. Contoh dan solusi membuat atau membeli.
7. Kontrak Cost Reimbursable.
Cost-reimbursable contracts. Pada
kontrak jenis ini, jumlah pembayaran ke contractor/seller berdasarkan biaya
real yang sudah dikeluarkan untuk menyelesaikan pekerjaan (cost
reimbursements), ditambah fee yang menggambarkan keuntungan contractor/seller.
Const-reimbursabe contracts juga bisa memasukan klausul mengenai incentive
bilamana contractor/seller melampaui atau tidak mencapai tujuan proyek, yang
berupa biaya, jangka waktu atau kinerja teknis. Kontrak jenis ini memberikan
flesibilitas untuk mengatur kembali contractor/seller (contract), ketika
lingkup kerja tidak terdefinisi dengan jelas pada awal proyek, sehingga
membutuhkan pengaturan kembali, atau ketika risiko yang besar mungkin terjadi.
Pada prakteknya terdapat 3 jenis cost-reimbursable yang biasa digunakan, yaitu
: (1) Cost Plus Fixed Fee Contracts (CPFF), dimana besarnya fee
sudah ditetapkan pada awal pekerjaan dan tidak berubah kecuali jika terjadi
perubahan lingkup kerja. (2) Cost Plus Incentive Fee Contracts (CPIF),
dimana besarnya fee bergantung pada sejauh mana pencapaian tujuan pekerjaan.
(3) Cost Plus Award Fee Contracts (CPAF), dimana besarnya fee lebih
bergantung pada kepuasan client/buyer terhadap kinerja contractor/seller
(umumnya bersifat subyektif.
9. Solicitation dan rencana Solicitation.
Solicitation Planning
Memperjelas dan mendetilkan lingkup
pekerjaan, spesifikasi, dan volume pekerjaan sesuai dokumen kontrak.
Kadang-kadang kontraktor harus memperjelas item yang kurang jelas dan
berpotensi menimbulkan ambiguitas. Kejelasan lingkup sangat penting dalam memastikan
biaya proyek. Ketidakjelasan yang dialihkan seringkali membuat konflik,
keterlambatan dan ketidakpercayaan dari pihak subkontraktor. Sehingga sebelum
melakukan lelang pekerjaan subkontraktor, pemberi tugas harus lebih mendetilkan
lingkup pekerjaan tersebut sedemikian ketidakjelasan dapat ditekan semaksimal
mungkin.
Mencari alternatif spesifikasi yang
paling kompetitif dalam batasan syarat teknis yang ada. Dalam syarat
spesifikasi biasanya memberikan lebih dari satu alternatif spesifikasi yang
setara. Alternatif spesifikasi memungkinkan pihak penyedia jasa untuk
mendapatkan harga yang paling kompetitif sehingga harga kontrak dapat ditekan.
Menggunakan single spesifikasi akan memicu monopoli yang pada akhirnya
menimbulkan biaya yang tinggi.
Mencari informasi lain terkait
alternatif spesifikasi yang tidak tercantum dalam syarat spesifikasi teknis
namun memiliki kualitas dan kehandalan yang minimal sama atau bahkan lebih
tinggi namun memiliki harga yang lebih kompetitif. Perlu disadari adalah
bahwa tidak ada design yang sempurna. Semakin banyak informasi akan memberikan
data spesifikasi yang lebih baik dan lebih kompetitif. Untuk ini perlu
komunikasi yang intens dan terbuka dengan pihak proyek yang terkait terutama
perencana dan atau Owner.
Membuat skema pembayaran sedemikian
secara cash flow tidak menyebabkan negatif cash flow pada saat pelaksanaan oleh
subkontraktor. Negatif cash flow jelas menyebabkan bunga bank yang pada
akhirnya akan menjadi dasar mark up dalam penawaran subkontraktor yang
seringkali over estimate atau lebih besar dari yang seharusnya. Kalaupun
kondisi kurang memungkinkan maka adanya negatif cash flow harus ditekan
semaksimal mungkin. Jadi sebaiknya dibuat simulasi cash flow pada masing-masing
pekerjaan subkontraktor. Lalu diusahakan agar tidak terjadi negatif cash flow
dalam bentuk uang muka, pembayaran pertama atau skema pembayaran via bank
seperti SKBDN , KMK atau yang lain. Uang muka dan pembayaran pertama haruslah
dalam angka yang sesuai berdasarkan rencana cash flow. Uang muka tidak selalu
harus tetap 10%. Bisa saja memberikan uang muka 5% jika dengan itu cash flow
tidak negatif. Ini sangat situasional.
Jika pembayaran dilakukan via bank, maka
carilah skema dengan fee yang paling kecil. Fee merupakan dasar mark up
penawaran subkontraktor. Semakin kecil fee maka akan semakin kecil pula faktor
mark up.
Memberikan kepastian pembayaran. Adanya
kepastian akan menurunkan persepsi tingginya negatif cash flow yang berujung
pada tingginya bunga bank yang harus dicadangkan.
Mengusahakan waktu pelaksanaan yang
optimal. Tidak terlalu lama dan tidak terlalu cepat. Masa pelaksanaan yang
terlalu lama akan membuat biaya overhead subkontraktor meningkat, dan masa
pelaksanaan yang terlalu singkat akan meningkatkan biaya lembur. Jadi harus
optimal dan tepat waktunya.
Bekerja sama dalam hal pemakaian
fasilitas pelaksanaan bersama seperti listrik, kantor sementara, alat kerja,
dan yang lain tanpa menghambat pelaksanaan proyek. Kerja sama ini akan menekan
biaya transportasi pengadaan fasilitas. Akan terjadi double cost apabila tidak
dilakukan kerja sama ini.
Mengkoordinir pekerjaan penunjang yang
harus dikerjakan seperti kebersihan dan safety serta security. Kontraktor
sebaiknya mengkoordinir kebersihan atau housekeeping, safety, dan security. Ini
juga dalam rangka menekan double cost. Koordinasi ini harus disampaikan saat
tander subkontraktor agar didapat kejelasan mengenai biayanya.
Membuat kriteria penilaian subkontraktor
yang komprehensif dan memadai. Seringkali kriteria penilaian adalah yang paling
murah tanpa memperhatikan aspek yang lain. Perlu diketahui adalah bahwa paling
murah bukan berarti paling untung. Paling murah tanpa pertimbangan yang lain
akan menjadi hidden cost dalam pelaksanaan proyek.
Menyampaikan prosedur birokrasi pada
saat sebelum disampaikan penawaran harga. Ini dikomunikasikan tertulis dan
sebaiknya dikonfirmasikan pada saat aanwijing.
Mengasuransikan dampak force majeure
seperti huru-hara atas faktor ketidakstabilan sosial, politik, dan keamanan. Asuransi
ini harus dilakukan oleh kontraktor dan dipastikan lingkup asuransi ini.
Informasi mengenai masalah ini harus disampaikan kepada para calon
subkontraktor agar tidak lagi mencadangkan biaya atas risiko tersebut.
Mempercepat keputusan pemenang dan
segera memberikan uang muka kepada subkontraktor. Hal ini dilakukan jika
terjadi ketidakpastian ekonomi yang cukup tinggi sedemikian mempengaruhi harga
penawaran.
Mencari data kondisi cuaca dan membuat
trendnya secara bulanan. Data ini akan berguna untuk mengurangi persepsi
yang terlalu berlebihan mengenai faktor cuaca. Persepsi yang berlebihan akan
membuat asumsi produktifitas menjadi kecil dan akhirnya menimbulkan biaya yang
tinggi.
11. Pemilihan sumber (Suppliers and Writing Their Contracts)
13. Penyelesaian kontrak.
DAFTAR PUSTAKA
Komentar
Posting Komentar