Project Integration Management (Manajemen Integrasi)

Nama : Renaldi Budi

NPM  : 46112103

BAB IV

Project Integration Management (Manajemen Integrasi)

Kunci Sukses Keseluruhan Proyek : Project Integration Management Yang Baik.

Integrasi Manajemen Proyek adalah proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa unsur-unsur berbagai proyek dikoordinasikan secara efektif. Integrasi manajemen adalah praktek membuat sesuatu di setiap bagian dari proyek ini adalah terkoordinasi.

Kunci sukses keseluruhan proyek : Project Integration Management yang baik.

• Manajer Proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle berlangsung

• Kebanyakan manajer proyek terlalu berfokus pada halhal yang detail tetapi melupakan big picture dari proyek yang sedang dikerjakan

• Manajemen Integrasi Proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak

• Manajemen Integrasi Proyek: termasuk Interface

• Management (identifikasi dan manajemen poin-poin interaksi antar elemen-elemen dalam proyek

Kerangka Kerja Integrasi Manajemen Proyek. Pengembangan, Atribut, Dan Elemen Umum Dari Sebuah Rencana Proyek

Berpikir tentang proyek, sama artinya dengan menuangkan gagasan-gagasan dalam sebuah kerangka konsep. Semakin matang konseptualisasi sebuah proyek, semakin mudah perencana proyek merunut semua aktivitas yang berjalan dalam rentang waktu pelaksanaan proyek hingga titik pencapaian tujuan. Berawal dari tahap inilah, suatu proyek diperkirakan kelayakannya. Selanjutnya konsepsi dituangkan dalam sebuah perencanaan yang biasanya berbentukproposal.

Bersamaan dengan terbitnya gagasan, penyusunan konsep dan proposal, kerangka kerja manajemen proyek mulai dilaksanakan. Di dalam kerangka kerja, lebih dulu disepakati terminologi dan pandangan terhadap proyek yang akan dilakukan. Sedemikian rupa harus dipahami tentang konteks penerapan proyek, gambaran jelas tentang lingkungan proyek yang akan direncanakan, dan cara memahami berbagai proses interaksi yang secara umum terjadi dalammanajemenproyek.

Manajemen proyek dalam hal ini berarti penerapan pengetahuuan, ketrampilan, sarana dan teknik untuk menjalani segala aktivitas yang sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan proyek. Ruang lingkup pengetahuan tentang manajemen proyek (project management knowledge)meliputi: :

1.      Manajemen integrasi proyek, terdiri dari ;

Pengembangan perencanaan proyek, pelaksanaan proyek dan kontrol terhadap perubahan secara terpadu. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh elemen proyek terkoordinasidenganbaik.

2.      Manajemen ruang lingkup proyek ;

Dimulai pada saat proyek ditetapkan lalu tahap perencanaan, perumusan proyek, verifikasi proyek hingga pengawasan, sehingga dipastikan pekerjaan yang dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan syarat keberhasilan proyek.

3.      Manajemen waktu ;

Mulai dari merumuskan aktivitas-aktivitas, tahapan aktivitas, perkiraan waktu yang dibutuhkan, penyusunan jadwal hingga kontrol kerja. Manajemen waktu penting dalam memperkirakan berapa panjang waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek sehingga dijamin selesai pada waktunya.

4.      Manajemen biaya ;

Meliputi perencanaan sumber daya, perkiraan besarnya biaya, penganggaran hingga kontrol pembelanjaan. Hal ini penting, terutama untuk pengajuan dana proyek kepada donor sehingga dalam pelaksanaannya proyek dipastikan selesai sesuai dengan biaya yang telah dianggarkan.

5.      Manajemen mutu ;

Dimulai dari perencanaan mutu, jaminan dan kontrol, penetapan standar yang ingin dicapai suatu proyek penting sehingga mendapatkan hasil yang memuaskan bagi pelaksana proyek maupun pihak-pihak lain (stakeholder).

6.      Manajemen sumber daya manusia (SDM) ;

Mulai dari perencanaan organisasi, persiapan staf dan persiapan tim karena sebuah tim pelaksana proyek harus terdiri atas manusia-manusia yang memiliki kemampuan, dedikasi dan integritas. Manajemen SDM ini penting untuk menyusun komposisi SDM yang efektif bagi pelaksanaan proyek.

7.      Manajemen komunikasi proyek, terdiri atas ;

Perencanaan komunikasi, sistem penyebaran informasi, pelaporan kinerja dan aspek administratif lain, ini untuk memastikan informasi seputar pelaksanaan proyek dapat dikelola denganbaik.

8.      Manajemen resiko ;

Mulai dari identifikasi resiko, perencanaan manajemen resiko, analisa kualitatif dan kuantitatif resiko, perencanaan respon, monitoring dan kontrol resiko yang mungkin muncul (butir ini paling jarang dipersiapkan oleh sebagian besar pelaksana proyek, sehingga ketika muncul krisis tidak mampu menanggapi dengan cepat dan tepat). Proses ini erat kaitannya dengan identifikasi, analisis dan respon terhadap resiko yang muncul.

9.      Manajemen pengadaan ;

Mulai dari perencanaan pengadaan, perencanaan kebutuhan sumber daya hingga segala urusan administrasi kontrak-kontrak, bagian ini tampaknya sepele, tapi menjadi penting ketika ditemukan bahwa pelaksana proyek perlu bantuan dari pihak luar atau pihak lain, misalnya dari donor, mitra kerja ataupun dari pemerintah.

Analisis Stakeholder dan contohnya

Dokumen stakeholder analysis merupakan dokumen yang penting (dan sensitif), karena memberikan informasi mengenai stakeholder berkaitan dengan ;

1. nama dan organisasi stakeholder

2. peranannya dalam proyek

3. fakta-fakta unik mengenai stakeholder

4. level keterlibatannya dan

5. ketertarikannya akan proyek saran-saran untuk menjaga relasi dengan stakeholde

Stakeholder analysis ini akan menghasilkan pengkategorian,organisasi apakah yang sangat berpengaruh (primary stakeholder) terkait dengan pelaksanaan proyek, dan organisasi apa yang tidak/kurang berpengaruh (secondary stakeholder) terkait dengan pelaksanaan proyek. Dari kedua organisasi tersebut, dikelompokkan kembali siapakah tokoh kunci yang memiliki pengaruh paling besar (key stakeholder). Pengaruh tersebut bisa berupa pengaruh sosial seperti pada ketua adat, maupun kekuasaan seperti penerbit ijin seperti pada pemerintah. Pengelompokan ini lebih mudah disusun apabila menggunakan metoda stakeholder mapping, yaitu metoda menghubungkan-hubungkan kekerabatan, pengaruh, dominasi, kultural, agama, dan sosial lainnya antara satu pihak dengan pihak lainnya seperti pada contoh dibawah ini :

Alat dan Teknik Eksekusi Proyek

Alat dan teknik untuk proses proyek langsung dan mengelola eksekusi

1.      Metodologi manajemen proyek

2.      Manajemen proyek sistem informasi

Keluaran dari proses proyek langsung dan mengelola eksekusi

1.      Deliverables

2.      Diminta perubahan

3.      Diimplementasikan permintaan perubahan

4.      Diimplementasikan tindakan korektif

5.      Diimplementasikan tindakan pencegahan

6.      Diimplementasikan perbaikan cacat

7.      Pekerjaan informasi kinerja

ü  Manajemen proyek sistem informasi
MONITOR DAN PEKERJAAN PENGENDALIAN PROYEK
Proses pelacakan, meninjau, dan mengatur kemajuan untuk memenuhi tujuan kinerja yang ditetapkan dalam Rencana Manajemen Proyek masukan
a.    Rencana Manajemen Proyek
b.    Laporan kinerja
c.    Faktor Lingkungan perusahaan
d.    Organisasi Proses Aset

ü  Ahli Penghakiman
LAKUKAN PERUBAHAN PENGENDALIAN TERPADU
berarti mengkoordinasikan perubahan di seluruh proyek. Proses ini meliputi permintaan meninjau, menyetujui perubahan dan mengendalikan perubahan (hasil apapun produk yang unik dan dapat diverifikasi, atau kemampuan untuk melakukan layanan yang diidentifikasi dalam dokumentasi manajemen proyek perencanaan dan harus diproduksi dan disediakan untuk menyelesaikan proyek) deliverable.

Keluaran
Ubah Perbarui Status Permintaan

Tools & Teknik

ü  Ahli Penghakiman Berkaitan dengan:
a.    Mempengaruhi faktor yang menciptakan perubahan untuk memastikan bahwa perubahan yang disepakati
b.    Menentukan perubahan yang telah terjadi
c.    Mengelola perubahan yang sebenarnya ketika mereka terjadi

Ø  Work Authorization System: menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan urutan yanag benar.

Ø  Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwal yang digunakan untuk saling bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan

Ø  Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek

Ø   Alat dan teknik eksekusi proyek :
a.    Metodologi manajemen proyek
b.    Manajemen proyek sistem informasi

Change Control System dan Change Control Boards (CCBs)

SISTEM KONTROL PERUBAHAN
Merupakan proses yang terdokumentasi yang menggambarkan kapan dan bagaimana dokumendokumen proyek dan pekerjaannya dapat diubah. Menggambarkan orang yang berwenang untuk¢membuat perubahan dan bagaimana cara membuat perubahan tersebut. Seringkali melibatkan Change Control Board(CCB),  manajemen konfigurasi dan proses untuk mengkomunikasikannya

CHANGE CONTROL BOARD
Kelompok formal dari orang-orang yang bertanggung} jawab untuk menyetujui atau menolak perubahan dalam proyek CCB harus memberikan panduan untuk mempersiapkan} perubahan, mengevaluasi perubahan dan mengelola implementasi perubahan yang disetujui.
 Anggota CCB biasanya terdiri} atas stakeholders dari keseluruhan organisasi. Masalah yang dihadapi: CCB jarang bertemu dan} membuat keputusan akan perubahan membutuhkan waktu rapat yang panjang, padahal proyek harus terus berjalan karena dibatasi oleh waktu yang telah disepakat.

DAFTAR PUSTAKA

http://agape92.blogspot.com/2011/11/group-proses-manajemen-proyek-dan.html

http://apapunditulis.blogspot.com/2010/02/project-management-stakeholder-analysis.html

http://osaysqual.blogspot.com/2011/11/tugas-mata-kuliah-softskill.html